Case
Keeping DFDS moving
„Was uns überzeugt hat, war die Ausgereiftheit der Lösung und die enge Abstimmung von Portbase mit der Logistikbranche, um Störungen zu vermeiden“ – Gürcan Gülseven – Agency Manager bei DFDS Türkei
Wie DFDS mit der ENS-Lösung von Portbase reibungslos auf ICS2 umgestellt hat
Die Einführung des neuen Einfuhrkontrollsystems Import Control System 2 (ICS2) durch die EU hatte erhebliche Auswirkungen auf Reedereien und Agenturen. Während unter ICS1 die Entry Summary Declarations (ENS) noch direkt bei den nationalen Zollbehörden eingereicht wurden, müssen diese nun über ein zentrales europäisches Zollsystem übermittelt werden: das Shared Trader Interface (STI). Für DFDS, eine internationale Reederei mit Ro-Ro-Betrieb innerhalb und außerhalb Europas, waren eine sorgfältige Vorbereitung und eine zuverlässige digitale Lösung unerlässlich.
Dieser Kundenbericht zeigt, wie DFDS Türkei die internationale ENS-Lösung von Portbase bei der Umstellung auf ICS2 in Europa einsetzt.
ICS2: eine entscheidende Veränderung
Von fünf Standorten in der Türkei aus – und seit November 2024 auch von Damietta in Ägypten aus – unterhält DFDS intensive Ro-Ro-Verbindungen nach Italien, Frankreich und Griechenland. Diese Region macht fast 30 % der weltweiten Aktivitäten von DFDS aus.
„Fast 40 % des gesamten Landtransports zwischen der Türkei und Europa läuft über unsere Strecken“, sagt Gürcan Gülseven, Agency Manager bei DFDS Türkei. „Die Einhaltung der Zollvorschriften ist daher von größter Bedeutung. Da ICS2 mehrere Länder betrifft, musste dies vom ersten Tag an gut organisiert werden.“
Mit 18 bis 20 Abfahrten pro Woche aus der Türkei – von Containern und unbegleiteten Aufliegern bis hin zu Lkw, Neufahrzeugen, Maschinen und Projektladungen – ist eine fehlerfreie Abwicklung von ENS zwingend erforderlich. Jede Verzögerung kostet Zeit und Geld.
Eine internationale Lösung über Portbase
DFDS hat schon in den Niederlanden mit Portbase zusammengearbeitet. Als klar wurde, dass Portbase seinen ENS-Dienst für ICS2 vorbereitete, beschloss das türkische Team gemeinsam mit den Niederlassungen in Italien und Griechenland, diese Lösung zu nutzen. Bald wird sich auch Frankreich anschließen.
„Was uns überzeugt hat, war die Ausgereiftheit der Lösung und die enge Abstimmung von Portbase mit der Logistikbranche, um Störungen zu vermeiden“, erzählt Gülseven. Der Unterschied zu ICS1 war sofort spürbar. „Im alten System kam es manchmal zu Unstimmigkeiten, wie zum Beispiel Abweichungen zwischen dem angegebenen und dem tatsächlichen Gewicht. Das führte zu Verzögerungen oder sogar zu Geldstrafen. Mit Portbase haben wir vollständige Transparenz und Kontrolle. Wir erkennen Abweichungen sofort im System und können sie einfach beheben.“
Reibungslose Implementierung und starke Unterstützung
Alle relevanten ICS2-Szenarien wurden vorab getestet, sowohl die Standardabläufe als auch die Ausnahmen. So waren alle DFDS-Niederlassungen gut auf die neuen Anforderungen vorbereitet. Das Ergebnis: eine schnelle und fehlerfreie ENS-Übermittlung für fünf wichtige Häfen: drei in der Türkei und zwei in der EU (Triest und Patras).
„Portbase hat uns dabei geholfen, eine komplexe Regeländerung in eine Chance zur Verbesserung unserer Abläufe zu verwandeln“, so Gülseven. „Wir verwalten unsere ENS-Meldungen nun zentral für mehrere Häfen und Büros. Dadurch sind wir flexibler und besser auf die Zukunft vorbereitet.“
ENS über Portbase
Die von DFDS genutzte ENS-Funktionalität ist Teil des Portbase-Dienstes Cargo Declaration Import, der speziell für ICS2 aktualisiert wurde. Mit diesem Dienst können Reedereien, Agenturen und Schiffsmakler Entry Summary Declarations (ENS) für alle europäischen Häfen über eine zentrale Plattform einreichen – vollständig abgestimmt auf die Anforderungen der neuen Shared Trader Interface (STI).
Cargo Declaration Import
Über Cargo Declaration Import meldet die Zollbehörde auch eventuelle Fehler in der Anmeldung zurück, und Sie erhalten aktuelle Informationen über den Status. Darüber hinaus gibt die Zollbehörde an, ob sie eine Kontrolle der Fracht wünscht (Scan, physische Kontrolle usw.). Innerhalb der gesetzlichen Fristen haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Angaben in einer summarischen Anmeldung zu ergänzen und/oder zu ändern.
Die Daten, die Sie über Cargo Declaration Import übermitteln, bilden die Grundlage für einen vereinfachten Informationsaustausch in der weiteren Logistikkette über andere Portbase-Dienste. Sie können Ihre Daten aus den summarischen Anmeldungen wiederverwenden, z.B. in Ihren Zollgut-Übernahme-Erklärungen und Ihrer Kommunikation mit Terminals und Kunden.
