Datenschutzerklärung
In dieser Datenschutzerklärung beschreibt Portbase, wie personenbezogene Daten von seinen Kunden, Benutzern seiner Dienste, Benutzern von IAMconnected und Besuchern seiner Websites: www.portbase.com, keepingthingsmoving.portbase.com, aanvragen.portbase.com, go.portbase.com, developer.portbase.com, support.portbase.com, werkenbij.portbase.com und www.iamconnected.eu (im Folgenden: „Websites“) erfasst und verarbeitet werden. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten handelt Portbase in Übereinstimmung mit dem geltenden Datenschutz, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: „DSGVO“). Grundsätzlich gilt, dass Portbase ausschließlich personenbezogene Daten verarbeitet, die für die Zurverfügungstellung von Diensten und die Verbesserung der Dienstleistung für den Kunden notwendig sind.
1. Personenbezogene Daten & Zweckbindung
Portbase erfasst und verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten für die im Folgenden genannten Zwecke:
Für Dienstleistungen an Geschäftskunden und von Lieferanten verarbeitet Portbase die folgenden personenbezogenen Daten von der Kontaktperson beim Kunden oder Lieferanten:
- Name
- Funktion
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Im Falle eines Einzelunternehmens oder Selbstständigen: Bankverbindung
- (Bevorzugte) Sprache
- Feedback aus Kundenzufriedenheitsumfragen, sofern es einem bestimmten Kunden zugeordnet werden kann
Wenn ein Kunde oder Lieferant auf IAMconnected ein Konto anlegt und/oder sich dort anmeldet, verarbeitet Portbase die folgenden personenbezogenen Daten:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Benutzername
- (Bevorzugte) Sprache
Vom Zeichnungsberechtigten des Kunden- oder Lieferantenkontos verarbeitet Portbase die folgenden personenbezogenen Daten:
- Name
- Funktion
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Geburtsdatum
- Angaben auf seinem Ausweis (ausschließlich zur Identifikation).
Von Besuchern der Websites:
- Cookies und, wenn Sie dem zugestimmt haben, Ihre IP-Adresse. Weitere Informationen über Cookies finden Sie in dieser Datenschutzerklärung unter 3. Cookies und in unserer Cookie-Erklärung.
- Präferenzen
Wenn Sie die Kontaktformulare auf den Websites nutzen oder sich für den Newsletter anmelden:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Eventuelle personenbezogenen Daten, die Sie selbst in der Nachricht an Portbase nennen.
- Wenn ein Zeichnungsberechtigter verlangt wird, werden von dieser Person der Name, die Funktion und die E-Mail-Adresse erfragt.
Alle diese personenbezogenen Daten werden im Folgenden als: „personenbezogene Daten“ bezeichnet.
Portbase erhält Ihre personenbezogenen Daten, weil:
- Sie diese selbst an Portbase übermitteln, oder
- ein Konto von Ihnen selbst oder im Namen der Organisation, für die Sie arbeiten, angelegt wird und Portbase Ihre personenbezogenen Daten vom Hauptadministrator dieses Kontos erhält.
Portbase erhält Ihre personenbezogenen Daten nicht von anderen Parteien oder Dritten. Portbase kann jedoch Informationen aus öffentlichen Quellen anfordern, z.B. beim Handelsregister der Industrie- und Handelskammer. Ohne Ihre personenbezogenen Daten kann Portbase Ihnen keine Dienste zur Verfügung stellen.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Portbase geschieht zu folgenden Zwecken:
- Die Pflege von Kundenkontakten und der Verkauf und die Bereitstellung von Dienstleistungen/Diensten.
- Um Dienste oder Produkte von Lieferanten einkaufen zu können.
- Um Newsletter an Kunden und andere Interessierte versenden zu können.
- Um Werbeaktivitäten, wie z.B. Veranstaltungen für Kunden und Geschäftspartner, organisieren zu können.
- Um auf Ihre Nachrichten reagieren zu können, die Sie mittels des Kontaktformulars auf den Websites schicken und um Unterstützung durch den Service Desk bieten zu können.
- Zur Durchführung von Kundenzufriedenheitsumfragen.
- Zum Anlegen von Administrator- und/oder Benutzerkonten für Sie (Ihre Organisation) und die Gewährung von Zugang zu diesen Konten.
- Um Ihrem Hauptadministrator die Möglichkeit zu geben, Benutzern Zugang zu verschiedenen Diensten zu verschaffen, die Sie als Kunde abonnieren können, sowie um den Kunden auf Anfrage über die Nutzung der Dienste durch einen Benutzer zu informieren, dem Sie als Kunde Zugang verschafft haben (einschließlich der verwendeten E-Mail-Adresse, dem Zeitpunkt, der Art und der Dauer der Nutzung).
- Für die Verifikation und Feststellung der Identität eines Benutzers beim Erstellen eines Kontos und anschließend beim Login in dieses Konto.
- Zum Verwalten der Konten, sodass Portbase den Benutzern Dienste anbieten kann.
- Für die Identifikation und Verifikation der zeichnungsberechtigten Person.
- Um den Anmeldeprozess für einen Kunden zu ermöglichen.
- Für das Protokollieren und Überwachen der Nutzung der Dienste, darunter das Port Community System (PCS) und IAMconnected.
2. Verarbeitungsgrundlage
Portbase verarbeitet die personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden geltenden Verarbeitungsgrundlage:
- Die Erfüllung der Vereinbarung mit Ihnen als Beteiligtem, wie den Allgemeinen Lieferbedingungen von Portbase und/oder den IAMconnected-Teilnehmerbedingungen.
- Das berechtigte Interesse von Portbase, seinen Kunden Dienste/Dienstleistungen anzubieten und in diesem Rahmen personenbezogene Daten des Zeichnungsberechtigten und des Hauptadministrators zu verarbeiten.
Auf der gleichen Grundlage verarbeitet Portbase auch Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation von Veranstaltungen und zum Durchführen von Kundenzufriedenheitsumfragen. - Auf Basis Ihrer Zustimmung schickt Portbase Ihnen Newsletter.
- Wenn Portbase gesetzlich dazu verpflichtet ist, z.B. weil eine Aufsichtsinstanz dies verlangt.
3. Cookies
Die Websites von Portbase setzen Cookies, um dafür zu sorgen, dass die Websites optimal funktionieren, und um das Nutzererlebnis und eventuelle Werbeinhalte auf die Vorlieben der Besucher abzustimmen. Die Cookies speichern die Browsereinstellungen der Besucher, die in Formulare eingetragenen Daten, und sie erfassen, wie die Besucher durch die Websites navigieren.
Sie können die Cookies bei Ihrem ersten Besuch der Portbase-Website akzeptieren oder ablehnen. Sie können für jede Art von Cookie angeben, welche Sie akzeptieren möchten. Wenn Sie die Cookies ablehnen, werden nur die erforderlichen und analytischen Cookies gesetzt.
Für weitere Informationen über den Einsatz von Cookies verweisen wir Sie auf die Cookie-Erklärung auf unseren Websites.
4. Zugang zu den personenbezogenen Daten und Teilen mit Dritten
Eine Reihe von Portbase-Mitarbeitern hat Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten. Dabei handelt es sich nur um die Mitarbeiter, die aufgrund Ihrer Funktion Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten benötigen, um Ihre Aufgaben zu erfüllen. Auf diese Weise und in Verbindung mit den im Folgenden aufgeführten Informationssicherheitsmaßnahmen stellt Portbase sicher, dass diese personenbezogenen Daten nur befugten Personen zugänglich sind. Die personenbezogenen Daten dürfen nur für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke genutzt werden.
Grundsätzlich teilt Portbase Ihre personenbezogenen Daten nicht mit Dritten. Portbase teilt Ihre personenbezogenen Daten nur mit Serviceprovidern in IAMconnected, wenn Sie sich über IAMconnected bei einem externen Serviceprovider einloggen, weil Sie seine Dienste nutzen wollen.
Außerdem haben die Softwarelieferanten von Portbase Zugang zu dessen Systemen. Mit diesen Auftragsverarbeitern hat Portbase Vereinbarungen getroffen, sodass die sorgfältige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausreichend gewährleistet ist und in Übereinstimmung mit der DSGVO und dieser Datenschutzerklärung geschieht.
Ihre personenbezogenen Daten werden größtenteils innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Nur die Daten, die mittels Cookies auf Websites erfasst werden, werden in den Vereinigten Staaten verarbeitet.
In diesem und in anderen möglichen Fällen, in denen Portbase personenbezogene Daten mit Organisationen in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) teilt, ergreift Portbase die von der DSGVO geforderten Maßnahmen zum Schutz dieser Daten, wie z.B. die notwendigen vertraglichen, technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen.
Wenn nötig, holt Portbase dafür noch speziell Ihre Zustimmung ein. Es kann jedoch vorkommen, dass ausländische Behörden Zugang zu diesen personenbezogenen Daten verlangen oder dass Sie sich dann nicht einfach an ein Gericht in diesem Land wenden können. Sie können Ihre Zustimmung dann jederzeit wieder zurückziehen. Für den Einsatz von Cookies ist dies auf der Portbase-Website unter „Datenschutzeinstellungen“ möglich. Ihre Präferenzen werden dann sofort geändert. Dies hat keine Folgen für bereits stattgefundene Verarbeitungen von personenbezogenen Daten.
5. Websites von Dritten
Die Websites können Verweise auf andere Websites enthalten, z.B. in Form von Hyperlinks, Bannern oder Buttons. Das bedeutet nicht automatisch, dass Portbase mit diesen anderen Websites oder den Websites Dritter verbunden ist. Möglicherweise gilt für die Nutzung der Websites von Dritten eine andere Datenschutzerklärung. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf die von Portbase erhaltenen personenbezogenen Daten. Portbase lehnt jegliche Verantwortung oder Haftung für (die Funktion und/oder den Inhalt von) Websites von Dritten ab.
6. Aufbewahrungsfrist(en)
Portbase bewahrt die personenbezogenen Daten nicht länger als für den Zweck der Datenverarbeitung notwendig auf. Es sei denn, Portbase ist gesetzlich verpflichtet, die personenbezogenen Daten länger aufzubewahren, oder Portbase hat ein berechtigtes Interesse daran, das schwerer wiegt als Ihr Datenschutzinteresse, z.B. im Fall eines laufenden Rechtsstreits.
Portbase bewahrt die meisten personenbezogenen Daten bis maximal sieben (7) Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen als Kunde auf.
Personenbezogene Daten von Hauptadministratoren und/oder Benutzern in IAMconnected werden zwei (2) Jahre nach Auflösung des Kontos gelöscht, z.B. nach einer gewissen Zeit der Inaktivität oder wenn Sie nicht mehr für die Organisation, mit der Ihr Konto verknüpft ist, tätig sind.
Die Daten aus Ihrem Ausweis oder einer eventuellen Kopie davon werden innerhalb von zwei (2) Monaten nach der Identifikation, die für die Registrierung Ihres Kontos bei IAMconnected notwendig ist, gelöscht.
7. Rechte von Betroffenen Personen
Sie als Betroffener haben verschiedene gesetzliche Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Im Folgenden wird beschrieben, wie Portbase die Wahrung dieser Rechte umsetzt.
Einsichtnahme, Änderung, Löschung & Datenübertragbarkeit
Über die Abteilung Customer Service von Portbase (customerservice@portbase.com) können Sie als Betroffener:
- einen schriftlichen Antrag auf Einsichtnahme, Änderung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten stellen.
- die Datenübertragbarkeit beantragen oder das Recht darauf geltend machen. Dies ist das Recht, Daten entweder an sich selbst oder an eine andere Organisation, die dieselben Dienstleistungen anbietet, zu übertragen.
- Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung immer und zu jedem Zeitpunkt zu widerrufen. Dieser Widerruf hat jedoch keine Folgen für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vor Ihrem Widerruf und gilt nur für die Verarbeitung von Daten, für die Sie eine Zustimmung erteilt hatten.
Portbase bittet Sie als Betroffener Ihren Antrag zu begründen und sich zu identifizieren. Innerhalb der gesetzlichen Frist von einem (1) Monat kommt Portbase Ihrem Antrag nach oder informiert Sie als Betroffener über den Stand Ihres Antrags oder Widerspruchs.
Portbase kann Ihren Antrag ablehnen, wenn:
- ein zwingendes, berechtigtes Interesse besteht, die personenbezogenen Daten nicht zu löschen, das schwerer wiegt als Ihr Datenschutzinteresse; oder
- derartige Anträge unverhältnismäßig oft gestellt werden, einen unverhältnismäßig großen technischen Aufwand erfordern oder unverhältnismäßig große technische Folgen für die Systeme haben oder das Datenschutzinteresse von anderen gefährden.
Sind Sie als Betroffener mit der Art und Weise, wie Portbase Ihren Antrag behandelt hat, oder mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Portbase nicht zufrieden? Dann können Sie bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen.
8. Schutz von Informationen
Portbase ergreift entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um die personenbezogenen Daten vor Verlust etc. zu schützen. Siehe auch unsere Erklärung zur Informationssicherheit. Dies betrifft unter anderem die folgenden Maßnahmen:
- Screening von Mitarbeitern und Schweigepflichtsvereinbarungen mit Mitarbeitern.
- Innerhalb von Portbase sorgt der Security Officer für ein angemessenes Risikomanagement bei kritischen Systemen.
- Der Zugang zu Systemen ist persönlich und findet auf Basis von Multi Factor Authentication statt.
- Alle Handlungen in Systemen werden für die Fehleranalyse und/oder die Verhinderung von Missbrauch protokolliert.
- Vom PCS werden regelmäßig an einem alternativen Speicherort Backups angelegt.
- Sowohl für das Internet als auch für die Systemverbindungen arbeitet Portbase mit sicheren Verbindungen.
- Portbase stützt sich bei der Informationssicherheit auf die Norm ISO27001, in der Sicherheitsanforderungen und -prinzipien zur Vermeidung und Minderung von Risiken beschrieben sind.
- Lieferanten, die Portbase für kritische Komponenten in der digitalen Landschaft unter Vertrag genommen hat, sind ISO-27001- oder ISEA-3402-SOC2-zertifiziert.
- Jährlich wird von einer unabhängigen externen Partei ein Audit zur Prüfung der Gestaltung und des Vorhandenseins der IT-Kontrollmaßnahmen von Portbase durchgeführt.
- Portbase ist Mitglied des Hafen-ISAC, in dem Informationen über Cyber-Bedrohungen und -Schwachstellen in der Hafencommunity ausgetauscht werden.
9. Änderungen
Portbase behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Änderungen dieser Datenschutzerklärung treten in Kraft, sobald sie auf den Websites veröffentlicht wurden.
Portbase empfiehlt Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig einzusehen, sodass Sie jederzeit über den Inhalt der geltenden Datenschutzerklärung auf dem Laufenden sind. Wenn diese Änderungen für Sie als Betroffener von großer Bedeutung sind, wird Portbase Sie jederzeit darüber informieren.
Haben Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung? Dann nehmen Sie Kontakt zur Abteilung Customer Service von Portbase auf: customerservice@portbase.com.