Case
Keeping DFDS moving
“Wat ons overtuigde, was de volwassenheid van de oplossing en het nauwe overleg van Portbase met de logistieke sector om verstoringen te voorkomen” – Gürcan Gülseven – Agency Manager bij DFDS Turkije
Hoe DFDS soepel overstapte op ICS2 met de ENS-oplossing van Portbase
De invoering van het nieuwe Import Control System 2 (ICS2) door de EU had grote impact op rederijen en agenten. Waar onder ICS1 de Entry Summary Declarations (ENS) nog rechtstreeks werden ingediend bij nationale douaneautoriteiten, moeten deze nu via één centraal Europees douanesysteem worden verstuurd: de Shared Trader Interface (STI). Voor DFDS – een internationale rederij met Ro-Ro-activiteiten binnen en buiten Europa – was zorgvuldige voorbereiding en een betrouwbare digitale oplossing essentieel.
Dit klantverhaal laat zien hoe DFDS Turkije de internationale ENS-oplossing van Portbase inzette bij hun overgang naar ICS2 in Europa.
ICS2: een cruciale verandering
Vanuit vijf locaties in Turkije – en sinds november 2024 ook vanuit Damietta in Egypte – onderhoudt DFDS intensieve Ro-Ro-verbindingen met Italië, Frankrijk en Griekenland. Deze regio is goed voor bijna 30% van de wereldwijde activiteiten van DFDS.
“Bijna 40% van al het landtransport tussen Turkije en Europa loopt via onze routes,” zegt Gürcan Gülseven, Agency Manager bij DFDS Turkije. “Douanecompliance is dus cruciaal. Omdat ICS2 meerdere landen raakt, moest dit vanaf dag één goed geregeld zijn.”
Met 18 tot 20 afvaarten per week vanuit Turkije – variërend van containers en onbegeleide opleggers tot trucks, nieuwe voertuigen, machines en projectlading – is foutloze verwerking van ENS verplicht. Iedere vertraging kost tijd en geld.
Eén internationale oplossing via Portbase
DFDS werkte al met Portbase in Nederland. Toen duidelijk werd dat Portbase haar ENS-service gereedmaakte voor ICS2, besloot het Turkse team samen met de kantoren in Italië en Griekenland deze oplossing te gebruiken. Binnenkort sluit ook Frankrijk aan.
“Wat ons overtuigde, was de volwassenheid van de oplossing en het nauwe overleg van Portbase met de logistieke sector om verstoringen te voorkomen,” vertelt Gürcan. Het verschil met ICS1 was direct merkbaar. “In het oude systeem kwamen er soms inconsistenties voor, zoals verschillen tussen opgegeven en werkelijk gewicht. Dat leidde tot vertraging of zelfs boetes. Met Portbase hebben we volledige transparantie en controle. We signaleren afwijkingen direct in het systeem en lossen ze eenvoudig op.”
Soepele implementatie en sterke ondersteuning
Alle relevante ICS2-scenario’s zijn vooraf getest – zowel de standaardprocessen als uitzonderingen. Zo waren alle DFDS-kantoren goed voorbereid op de nieuwe eisen. Het resultaat: snelle en foutloze ENS-indiening voor vijf belangrijke havens: drie in Turkije en twee in de EU (Triëst en Patras).
“Portbase hielp ons om een complexe regelwijziging om te zetten in een kans om onze processen te verbeteren,” aldus Gürcan. “We beheren onze ENS-aangiften nu centraal voor meerdere havens en kantoren. Dat maakt ons flexibeler en beter voorbereid op de toekomst.”
ENS via Portbase
De ENS-functionaliteit die DFDS gebruikt is onderdeel van de Portbase-service Melding Lading Import, die speciaal voor ICS2 is vernieuwd. Met deze service kunnen rederijen, agenten en cargadoors Entry Summary Declarations (ENS) voor alle Europese havens indienen via één centraal platform – volledig afgestemd op de vereisten van de nieuwe Shared Trader Interface (STI).
Melding Lading Import
Via Melding Lading Import koppelt de Douane ook eventuele fouten in de aangifte terug en ontvang je actuele informatie over de status. De Douane geeft bovendien aan of zij de lading wil inspecteren (scan, fysieke controle, etc.). Binnen de wettelijke termijnen heb je altijd de mogelijkheid om de informatie in een summiere aangifte aan te vullen en/of te wijzigen.
De gegevens die je indient via Melding Lading Import zijn de basis om via andere Portbase-services jouw informatie-uitwisseling verderop in de logistieke keten te vereenvoudigen. Hergebruik van jouw gegevens uit de summiere aangiften is bijvoorbeeld mogelijk bij jouw vervolgaangiften en jouw communicatie met terminals en met klanten.
