Neues Login-Verfahren PCS

Für einen optimalen Schutz des Port Community Systems (PCS) führt Portbase ein neues Login-Verfahren ein. Als Nutzer loggen Sie sich in Kürze mit ihrer persönlichen geschäftlichen E-Mail-Adresse plus einem selbst gewählten Passwort ein. Die bisherige Login-Methode über den Firmennamen, einen Benutzernamen und ein Passwort verfällt. Demnächst müssen Sie nur noch 2 Felder ausfüllen.

Was müssen Sie zur Vorbereitung unternehmen?
Zur Vorbereitung des neuen Login-Verfahrens bitten wir jeden Benutzer, der sich in das PCS einloggt, eine persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse anzugeben. Bis auf weiteres bleibt daraufhin das bisherige Login-Verfahren für das PCS bestehen.

Achtung! Die persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse, die Sie angeben, muss wirklich individuell sein. Adressen wie info@firma.de, shipsagent@unternehmen.de usw. sind nicht erlaubt. Pro E-Mail-Adresse kann sich nur ein Nutzer in das PCS einloggen.

Das neue Login-Verfahren
Anfang 2017 (den genauen Starttermin geben wir noch bekannt) tritt das neue Zugangsverfahren in Kraft. Beim Einloggen sehen Sie dann eine neue Login-Seite mit zwei Feldern zum Ausfüllen. Sie gehen dann wie folgt vor:
Schritt 1 Bei E-MAIL-ADRESSE tragen Sie die von Ihnen im Vorfeld angegebene E-Mail-Adresse ein;
Schritt 2 bei PASSWORT tragen Sie Ihr aktuelles Passwort ein.
Schritt 3 Anschließend sehen Sie eine neue Seite, mit der Bitte, Ihr Passwort zu ändern. Dieses neue Passwort muss mindestens 8 Zeichen enthalten, darunter immer 1 Kleinbuchstaben, 1 Großbuchstaben, 1 Zahl und 1 Sonderzeichen.

Wichtig zu wissen
• Nach der Einführung des neuen Login-Verfahrens werden Sie alle drei Monate automatisch gebeten, Ihr Passwort zu erneuern.
• Sie können Ihr Passwort jederzeit selbst zurücksetzen.
• Ein Passwort darf nicht der E-Mail-Adresse oder den letzten vier verwendeten
Passwörtern entsprechen.
• Nach vier Fehlversuchen wird Ihr Account gesperrt. Diese Sperre wird nach einer halben Stunde automatisch aufgehoben. Wenn Sie nicht solange warten können, können Sie sich zum Entsperren an den Hauptnutzer in Ihrem Unternehmen (Useradmin) wenden oder, wenn dieser nicht erreichbar ist, an den Service Desk von Portbase.
• Für den Empfang von E-Mail-Benachrichtigungen können Sie (anders als bisher) eine andere E-Mail-Adresse angeben, als die, mit der Sie sich in das PCS einloggen.

Wenn Sie im Vorfeld des neuen Login-Verfahrens keine persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse angegeben haben, können Sie sich auf der neuen Login-Seite nicht in das PCS einloggen. In diesem Fall nehmen Sie bitte Kontakt zu unserem Service Desk auf. Sie erreichen ihn unter 0031 88-625 25 25 oder servicedesk@portbase.com.

Automatische Kontrolle auf Qualität der Containernummern

Heute sind die bereits angekündigten Änderungen in den Dienst Notification Export Documentation durchgeführt. Bei Exportcontainern, die Sie über diesen Dienst voranmelden, führen wir ab dem 7. September 2016 automatisch einige zusätzliche Kontrollen auf die Qualität der Containernummern für Sie durch. Dies hilft, eventuelle Probleme bei der Ankunft auf einem Terminal, unnötige Korrekturmaßnahmen und Verzögerungen zu vermeiden. Jeder kann effizienter arbeiten. Weicht eine Containernummer ab, sehen Sie auf dem Bildschirm sofort einen Warnhinweis.

Konkret kontrollieren wir die Containernummer für Sie auf eine logische Zusammensetzung (4 Buchstaben gefolgt von 7 Ziffern), und es findet eine „Check Digit“-Kontrolle statt. Jede Containernummer ist nämlich gemäß einem weltweit gültigen ISO-Standard aufgebaut, wobei jeder Buchstabe und jede Ziffer einen bestimmten Wert haben. Werden diese Werte entsprechend einer bestimmten Formel miteinander multipliziert und dividiert, muss das Ergebnis mit der letzten Ziffer der Containernummer übereinstimmen.

Achtung! Unsere zusätzlichen Kontrollen funktionieren nicht für „Shippers Owned Containers“. Die Nummerierung dieser Container im Eigentum von Unternehmen folgt einer anderen Systematik. Die Warnung auf dem Bildschirm können Sie in diesem Fall ignorieren.

Für Internet und Excel
Die Kontrollen auf die Datenqualität der Containernummer führen wir bei allen Voranmeldungen in Notification Export Documentation per Internet durch, inklusive Excel-Uploads. Nutzen Sie Notification Export Documentation über eine Systemverbindung, ist die Kontrolle der Containernummer meistens schon von Ihrem Softwarelieferanten eingebaut worden.

Neue IT-Direktor Portbase ermöglicht Innovations

ROTTERDAM – Ab 1. September 2016 Peter de Graaf startet als Director Information & Technologie. Portbase dies hat eine energetische Hit IT im eigenen Haus, die die Organisation weiter innovativ zu können und so kann die Gemeinschaft mehr Wert hinzuzufügen.

Peter folgt dem aktuellen IT-Direktor, William Grönland, das ad interim wurde im Oktober 2015 ernannt. Unter seiner Leitung wurde weitere Professionalisierung eingesetzt und wuchs in Portbase seine Rolle als zentraler Anschluss der maritimen Logistik Parteien. Eine Rolle, die neben Innovationen steigern, einschließlich politischer Natur sein können. Die Organisation hat deshalb die Zeit genommen, ein guter Regisseur zu finden, die es auf die nächste Ebene Dienstleistungen heben kann und hat Erfahrung mit dem Aufbau und die Pflege von Beziehungen mit verschiedenen Parteien.

CEO Iwan van der Wolf ist sehr zufrieden mit der Ankunft des neuen Regisseur: „Peter hat trotz seines relativ jungen Alters – er ist nur 38 – eine Menge Erfahrung in der Erstellung und intelligente Daten- und Informationsdienste zu verwalten. Er war als IT-Manager bei Stedin Verantwortung der Innovation von IT-Services und IT-Infrastruktur umfassen. Portbase wird auch weiterhin in der nächsten Zeit zu erneuern, zum Teil durch die Bereitstellung von Datendiensten hinzufügen, und dies hat noch mehr Wert für die Gemeinschaft. Peter Erfahrung und seinem starken Fokus auf die Verbesserung der Portbase wird sicherlich helfen. “

Der Grund für den Wunsch, in Port Base zu arbeiten ist kristallklar für Peter de Graaf. „Die Position von Portbase im Hafensektor und den vielen Millionen von Nachrichten über Portbase gesendet, haben eine Attraktion für mich. Auch weiter zu erforschen und neue Dienste in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Parteien und der damit verbundenen Stakeholder-Management ich als Herausforderung und wichtiger Teil der Arbeit sehen umzusetzen „, sagte Peter de Graaf.

APM Terminals MVII meldet NCTS-Dokumente elektronisch bei Zollbehörde ab

APM Terminals MVII meldet die NCTS-Dokumente von Ausfuhrtransitcontainern  sofort elektronisch bei der Zollbehörde ab. Dies geschieht über den Portbase-Dienst Clearance NCTS Export Containers. Für alle Parteien in der Logistikkette hat dies Vorteile:

Für Spediteure und Exporteure reicht die elektronische Anmeldung ihrer NCTS-Dokumente über den Portbase-Dienst Notification Export Documentation aus. Bei Ankunft eines Transitcontainers bei APM Terminals MVII meldet dieses das entsprechende Dokument automatisch bei der Zollbehörde ab. Die Angaben werden originalgetreu weitergeleitet. Unstimmigkeiten gehören somit der Vergangenheit an. Nachträgliche Probleme mit der Zollbehörde werden vermieden.

Fuhr-, Bahn- und Binnenschifffahrtsunternehmen brauchen auf dem Terminal nicht noch ein Dokument abzugeben. Bei seiner Ankunft auf APM Terminals MVII braucht ein LKW-Fahrer keinen extra Stopp mehr dafür einzulegen.

Terminal und Zollbehörde können durch die papierlose Arbeitsweise beide effizienter arbeiten. Die Abfertigung auf dem Terminal wird dadurch noch reibungsloser.

Jouke Schaap, Head of Commercial bei APM Terminals MVII: „Diese Entwicklung hat für alle beteiligten Parteien Vorteile. Es ist ein Beispiel dafür, wie wir zusammen den Logistikprozess und die Wettbewerbsposition des Rotterdamer Hafens verbessern können.“

APM Terminals MVII ist das zweite Containerterminal in Rotterdam, das mithilfe von Portbase die elektronische Abmeldung von NCTS-Dokumenten bei der Zollbehörde möglich macht. RWG arbeitet schon länger auf diese Weise.

Über Portbase unkompliziert Ihr Containergewicht (VGM) an Reedereien übermitteln

Das verifizierte Bruttogewicht (verified gross mass – VGM) Ihrer Exportcontainer können Sie in Kürze unkompliziert über Portbase an die Reedereien übermitteln.

Viele Fragen aus unserer Community sind für uns Anlass kurzfristig (noch) einen Webdienst zu entwickeln, der den internationalen SOLAS-Richtlinien entspricht. Für all Ihren Informationsaustausch mit den niederländischen Häfen behalten Sie so über das Port Community System einen einheitlichen Zugang.

In den kommenden Wochen informieren wir Sie mittels dieses Newsletters über die Fortschritte bei der Entwicklung unserer neuen VGM-Dienstleistung. Auch das genaue Datum der Markteinführung können wir Ihnen dann nennen. Wir sind uns dessen bewusst, dass die VGM-Verpflichtung bereits am 1. Juli 2016 in Kraft getreten ist. Bis der Portbase-Dienst verfügbar ist, empfehlen wir Ihnen für die Meldung der VGM den diesbezüglichen Anweisungen Ihrer Reederei(en) zu folgen.

Neue Optionen in Rail Planning

Im Dienst Rail Planning stehen Ihnen zwei neue Optionen zur Verfügung. Damit gehen wir auf Ihre Wünsche ein. Konkret geht es um Folgendes:

• Änderung oder Stornierung Voranmeldung
Ab jetzt können Sie als Eisenbahnverkehrsunternehmen nach einer vom Terminal abgelehnten Änderung oder Stornierung Ihrer Voranmeldung eine neue Änderung oder Stornierung vornehmen. Bislang blieb der Status in Rail Planning nach der ersten Ablehnung immer auf abgelehnt stehen. Das wurde geändert. Selbstverständlich gilt diese Option nur bei Terminals, die die Änderung oder Stornierung von Voranmeldungen unterstützen.

• Verbesserter Terminalstatus
Rail Planning stellt den Terminalstatus Ihrer Container noch besser dar. Wenn das Terminal den Status einer Voranmeldung nach einer anfänglichen Ablehnung auf akzeptiert ändert (oder umgekehrt), ist das in Rail Planning zu sehen. Bisher blieb immer der ursprüngliche Status auf der Anzeige stehen.

Neue Optionen in Road Planning

Im Dienst Road Planning stehen Ihnen zwei neue Optionen zur Verfügung. Damit gehen wir auf Ihre Wünsche ein. Konkret geht es um Folgendes:

• Änderung oder Stornierung Voranmeldung
Ab jetzt können Sie als Fuhrunternehmen nach einer vom Terminal abgelehnten Änderung oder Stornierung Ihrer Voranmeldung eine neue Änderung oder Stornierung vornehmen. Bislang blieb der Status in Road Planning nach der ersten Ablehnung immer auf abgelehnt stehen. Das wurde geändert. Selbstverständlich gilt diese Option nur bei Terminals, die die Änderung oder Stornierung von Voranmeldungen unterstützen. Diese praktische Übersicht zeigt Ihnen noch einmal alle Funktionen, die Ihnen in Road Planning zur Verfügung stehen und bei welchen Terminals Sie diese verwenden können.

• Verbesserter Terminalstatus
Road Planning stellt den Terminalstatus Ihrer Container noch besser dar. Wenn das Terminal den Status einer Voranmeldung nach einer anfänglichen Ablehnung auf akzeptiert ändert (oder umgekehrt), ist das in Road Planning zu sehen. Bisher blieb immer der ursprüngliche Status auf der Anzeige stehen.

Achtung!
Die zugeteilte Slot-Zeit kann eine andere sein als die angefragte.
Manchmal bekommen Sie vom Terminal eine andere Slot-Zeit genannt, als Sie angefragt hatten. Das kommt z.B. vor, wenn eine Slot-Zeit ausgebucht ist oder wenn auf dem Terminal (technische) Wartungen geplant sind. In der Praxis haben wir gemerkt, dass Fuhrunternehmen es nicht immer bemerken, wenn die erhaltene Slot-Zeit von der angefragten Slot-Zeit abweicht. So passiert es, dass die Fahrer zur falschen Zeit auf dem Terminal ankommen. Wir empfehlen Ihnen deshalb, immer sorgfältig Ihre zugeteilte Slot-Zeit zu prüfen. Dadurch wird vermieden, dass Ihr Fahrer zum falschen Zeitpunkt Richtung Terminal fährt.

1. Mai 2016: Einführung neuer europäischer Zollkodex

Portbase passt Dienstleistung automatisch an
1. Mai 2016: Einführung neuer europäischer Zollkodex   

Am 1. Mai 2016 ist der neue europäische Zollkodex – offiziell Unions-Zollkodex (UZK) oder Union Customs Code (UCC) – in Kraft getreten. Dieser UZK hat Folgen für alle Unternehmen, die in die Europäische Union importieren und/oder aus ihr exportieren. Die Einführung geschieht nach und nach bis 2020. Portbase sorgt dafür, dass die Dienste im Port Community System, wenn nötig, automatisch für Sie angepasst werden. Die ersten Änderungen:

Anpassung in den Diensten Notification Local Clearance und Notification Bonded Warehouse
In den Diensten Notification Local Clearance und Notification Bonded Warehouse ändern sich die Genehmigungstypen. Die Genehmigungstypen C, D und E verfallen. Der neue Genehmigungstyp U (privates Zolllager) kommt hinzu. Die alten und der neue Genehmigungstyp werden jedoch bis 2019 nebeneinander existieren. Ab Ende dieser Woche ist der neue Genehmigungstyp U verfügbar.

Änderung im Dienst Cargo Declaration Status Report
Im neuen Zollkodex wird die Abschreibungsfrist für summarische Zollanmeldungen von 45 auf 90 Tage verlängert. In unserem Dienst Cargo Declaration Status Report bedeutet dies, dass Unternehmen 30 (bislang 20) und 60 Tage (bislang 35) nach Ankunft eines Schiffs automatisch eine Mitteilung über noch offene Anmeldungen bekommen. Die Abschreibungsfrist von 90 Tagen gilt auch für alle summarischen Zollanmeldungen, die Sie vor dem 1. Mai eingereicht haben. Die Abschreibungsfrist wird für diese Anmeldungen am 1. Mai automatisch auf 90 Tage verlängert.

Geänderte Angabe Wiederausfuhr in Notification Export Documentation
Bislang war die Angabe Wiederausfuhr nicht verpflichtet und es reichte aus, bei der Wiederausfuhr von Nicht-EU-Gütern ein T1-Dokument zu erstellen. Diese Situation hat sich am 1. Mai verändert. Sie erstellen jetzt für diese Fälle im Export Control System (ECS) eine Anmeldung Wiederausfuhr „EX A“. In unserem Dienst Notification Export Documentation können Sie diese Güter anschließend mit dem Code „EX“ beim Terminal voranmelden. Das Ausfuhrmanifest der Reederei schließt dann Ihre Anmeldung Wiederausfuhr ab.

Achtung! Sie können sich aus Gründen der Verantwortlichkeiten während des Transportes dafür entscheiden, ein T1-Dokument zu erstellen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, melden Sie Ihre Güter in unserem Dienst Notification Export Documentation nur mit dem Code „RT1“ vor. Es ist dann nicht notwendig Ihr „EX A“-Zolldokument zu registrieren. Das T1-Dokument ist abgeschlossen, sobald das Containerterminal Ihre Sendung erhalten und das T1-Dokument bei der Zollbehörde abgemeldet hat.

Neue Möglichkeiten bei Barge Planning

Im Dienst Barge Planning stehen Ihnen ab 1. März 2016 wieder mehrere neue Möglichkeiten zur Verfügung. Damit gehen wir auf Ihre Wünsche ein. Konkret geht es um Folgendes:

• Änderung oder Stornierung Voranmeldung
Nach einer vom Terminal abgelehnten Änderung oder Stornierung Ihrer Voranmeldung können Sie in Zukunft als Binnenschifffahrtsunternehmen eine neue Änderung oder Stornierung durchführen. Bislang blieb der Status in Barge Planning nach der ersten Ablehnung immer als abgelehnt stehen. Dies wurde geändert. Selbstverständlich gilt diese Möglichkeit nur bei Terminals, die die Änderung und Stornierung von Voranmeldungen unterstützen. Diese praktische Übersicht listet noch einmal alle Funktionen auf, die in Barge Planning zur Verfügung stehen, und bei welchen Terminals Sie diese nutzen können.

• Verbesserter Terminalstatus
Barge Planning stellt den Terminalstatus Ihrer Container noch besser dar. Wenn das Terminal den Status einer Voranmeldung nach einer anfänglichen Ablehnung in “akzeptiert” ändert (oder umgekehrt), ist das in Barge Planning zu sehen. Bislang blieb immer der ursprüngliche Status auf der Seite stehen.

• Innerhalb einer Reise einen Container umbuchen
Innerhalb einer Reise können Sie jetzt einen Container zu einem anderen Terminal umbuchen. Sie stornieren dann die ursprüngliche Voranmeldung und melden den Container erneut bei dem gewünschten Terminal an. Eine solche Umbuchung war bislang nicht möglich und machte es kompliziert, einen solchen Container an den richtigen Ort zu liefern oder dort abzuholen.

Vorgehensweise Zolldokumente über Rotterdam

Wie funktioniert das nochmal mit den Zolldokumenten für Container, die über Rotterdam hereinkommen oder rausgehen? Was können – oder müssen – Sie elektronisch über Portbase voranmelden? Für welche Terminals gilt das? Und wann ist noch immer ein gedrucktes Zolldokument notwendig? Vier praktische Schemas machen dies auf einen Blick für Sie deutlich. So wissen Sie immer, wie Sie vorgehen müssen. Hier können Sie die Schemas anschauen und/oder herunterladen:
• Dokumentenströme Notification Import Documentation APMT MVll, APMTR, RWG
• Dokumentenströme Notification Import Documentation BCW, ECT Delta, Euromax, Uniport
• Dokumentenströme Notification Export Documentation APMT MVll, RWG
• Dokumentenströme Notification Export Documentation APMTR, ECT Delta, Euromax, RST, Uniport