Ons jaar 2021 in vogelvlucht
“Ook in 2021 – een jaar dat voor een belangrijk deel in het teken stond van corona – werkte Portbase, samen met de havengemeenschap, onverminderd hard aan het slimmer maken van de Nederlandse havens. In dit jaarbericht schetsen we met enkele korte impressies wat er allemaal is bereikt”.
Iwan en Peter
Organisatie
Portbase is een kennisintensieve organisatie. Ondanks corona en de ‘war for talent’ is het gelukt om nieuwe medewerkers aan te trekken en te groeien. Het aantal FTE is in 2021 gegroeid naar 111,4 (was op 31 december 2020: 106,6).
111,4
FTE
20
18,4 FTE instroom
15
13,6 FTE uitstroom
Community
Eind 2021 telde Portbase ruim 16.000 gebruikers en 4.900 aangesloten organisaties. In 2020 ging het nog om 19.000 gebruikers en 5.200 aangesloten organisaties. Deze afname is voor een belangrijk deel te verklaren doordat Portbase inactieve klanten heeft uitgezet. Daartegenover staat dat Portbase een groot aantal nieuwe en actieve klanten heeft mogen aansluiten, grotendeels vanwege Brexit. De gebruikers in de aangesloten organisaties waren in 2021 goed voor ruim 145 miljoen transacties. Een stijging ten opzichte van het jaar daarvoor, toen er sprake was van 129 miljoen transacties.
16.000
gebruikers
4.900
aangesloten organisaties
145.000.000
transacties
Beschikbaarheid
De services van Portbase kende in 2021 een beschikbaarheid van 99,98 procent. Daarmee voldeed Portbase aan de minimale beschikbaarheid van 99,5 procent, zoals bepaald in de Service Level Agreement. Sinds 2020 biedt Portbase een actueel overzicht van de beschikbaarheid van de services en is er een communicatieprotocol opgesteld voor gepland onderhoud en verstoringen.
Omzet en kosten
De netto omzet kwam in 2021 uit op € 20,4 miljoen. De netto omzet liet daarmee een stijging zien van 17,6 procent ten opzichte van 2020. De kosten over 2021 bedroegen € 19,4 miljoen.
€ 20.356K
omzet
€ 19.360K
kosten
Korte impressies
Nieuwe en vernieuwde diensten
Melding Lading Import 2.0 klaar voor de toekomst
Via de service Melding Lading Import kunnen rederijen, cargadoors en agenten 24/7 snel en efficiënt hun summiere aangiften indienen bij de Douane. Melding Lading Import is klaar voor de toekomst en een van de hoekstenen van de dienstverlening van Portbase. Verschillende dataelementen worden hergebruikt in andere Portbase-services en bieden zo verderop in de logistieke keten meerwaarde in snelheid, transparantie en efficiency.
Introductie van Cargo Controller
Van ladinginformatie naar ladingregie. Cargo Controller is een doorontwikkeling van de service Ladinginformatie. Expediteurs en verladers krijgen hiermee een volledige track & trace van binnenkomende schepen en equipments, naast inzicht in de ladingdetails. Vanuit hetzelfde scherm kunnen zij alle vervolgacties regisseren.
Melding Lading Export sterk verbeterd
Via de service Melding Lading Export kunnen rederijen eenvoudig uitgaande douanemanifesten indienen. In de vernieuwde service is direct zichtbaar welke manifesten ingediend kunnen worden zodat het manifest tijdig verstuurd kan worden aan de Douane. Een waardevol inzicht, omdat in 2021 de deadline van het manifest is aangepast naar slechts één werkdag. De vernieuwde service is nu efficiënter in gebruik, attendeert de gebruiker op wijzigingen en geeft inzicht in alle acties die op een manifest hebben plaatsgevonden.
RST maakt gebruik van alle diensten van Portbase
Sinds dit jaar moeten al het truckbezoek (inclusief TAR) en de im- en exportdocumenten voor lading bij RST voorgemeld worden via Portbase. Dit levert de terminal en de logistieke keten meer inzicht en een meer betrouwbaar proces op. De werkwijze is gelijk aan de grote deepsea terminals waardoor klanten en gebruikers via Portbase een one-stop-shop ervaren.
Intern
- Exact is vervangen door AFAS
Data Fuel: focus op de achterlandvervoerder
Een van de belangrijkste pijlers onder de slagkracht van de Nederlandse havens is een goede organisatie van het achterlandtransport. De schaalvergroting bij de rederijen en onderlinge afhankelijkheid in de logistieke keten maken de planning van het achterlandtransport complex en uitdagend. Het aantal piekmomenten neemt toe, terwijl informatie tussen alle betrokken ketenpartijen niet naadloos op elkaar aansluit. Dit leidt tot hoge kostenposten per ketendeelnemer. Partijen moeten veel tijd en moeite steken in het (handmatig) bij elkaar brengen van de benodigde informatie voor de afhandeling van het achterlandtransport. Met het programma ‘Data Fuel’ werkt Portbase, samen met de havengemeenschap, aan verbeteringen, oplossingen en innovaties voor het achterlandvervoer. Te denken valt dan aan het verhogen van het gebruiksgemak van services en schermen, het aansluiten van nieuwe (achterland)terminals en depots om op die manier het voormelden waardevoller te maken, het zorgdragen voor een eenmalige invoer en het vindbaar maken van alle informatie binnen de Portbase-service Melding Container Achterland, het bedenken/bouwen van innovatieve functionaliteiten en het vergroten van de digitale veiligheid in het havenproces. Parallel hieraan is besloten de operationele kosten van de achterlandservices vanaf medio 2022 door te belasten aan de achterlandvervoerders. Daarvoor droegen de havenbedrijven van Rotterdam en Amsterdam deze kosten. Zij blijven investeren in de basisinfrastructuur van het Port Community System. Daarnaast investeren ze in innovatie, ook binnen het ‘Data Fuel’ programma, om de Nederlandse havens in de toekomst nóg concurrerender te maken.
Goed voorbereid op het Container Vrijgave Bericht
Met de komst van het Container Vrijgave Bericht (CVB) geldt een nieuwe procedure voor het indienen van aangiften voor goederen van buiten de Europese Unie. Op 4 oktober 2021 trad de eerste fase in werking. Om douaneagenten, importeurs en vervoerders hierop voor te bereiden, initieerde Portbase een gezamenlijk implementatietraject en een bewustwordingscampagne (voorbereidophetcvb.nl). Het deed dit samen met brancheverenigingen, belangenorganisaties en de Douane. Binnen deze campagne werd de service Cargo Controller van Portbase naar voren geschoven als meest geschikte oplossing voor het CVB. Met Cargo Controller komt de juiste statusinformatie en goedereninformatie voor het tijdig en correct indienen van genoemde aangiften eenvoudig beschikbaar. Zo zijn containers en trailers die aankomen in de Nederlandse havens met Cargo Controller op de voet te volgen, onder meer via een realtime status van de aankomst van het schip (ATA) en het losmoment van de lading. Dit kan als ‘trigger’ worden gebruikt voor het automatiseren van voorafaangiften. Daarnaast informeert Cargo Controller over douane-inspecties en toont het alle details van de Bill of Lading, waaronder het voor het CVB belangrijke gewicht. De Douane heeft Portbase gecomplimenteerd voor het initiatief en de coördinatie van deze publiek-private samenwerking. Deze zal worden voortgezet voor de volgende fases van het CVB.
Stremming Suezkanaal: inzicht gevraagd én geboden
De stremming van het Suezkanaal in het voorjaar van 2021 had een serieuze impact op de containerafhandeling in de Rotterdamse haven. Zo was er door de veroorzaakte vertraging van containerschepen veel onduidelijkheid over de verwachte aankomst van schepen in de Europese havens. Om logistiek dienstverleners, verladers en andere marktpartijen toch een accuraat inzicht te bieden in de aankomsttijden van schepen in de Rotterdamse haven heeft Portbase samen met Havenbedrijf Rotterdam, APM, ETC en RWG het initiatief genomen om een realtime en centraal beschikbaar overzicht van de verwachte aankomsttijden te ontwikkelen en dit te plaatsen op de website van Portbase. Met deze tijdelijke dienstverlening werd nogmaals de meerwaarde aangetoond van het delen van data in de (haven)logistieke keten.
Platform Solutions geeft nieuwe dimensie
De afgelopen twintig jaar is het Port Community System (PCS) van Portbase uitgegroeid tot dé spil in de informatie-uitwisseling in (haven)logistieke ketens. Dit deden we vooral door zelf diensten te ontwikkelen die vielen binnen de afgesproken scope van de zogenaamde kernprocessen van de haven. Met de introductie van Platform Solutions voegt Portbase hier een nieuwe dimensie aan toe. Met Platform Solutions kunnen bedrijven en overheden hun eigen (data)diensten ontwikkelen die vallen buiten de kernprocessen en tevens communities creëren voor het delen van extra data. Daarmee wordt het voor een bedrijf of overheid bijvoorbeeld heel eenvoudig om aan specifieke community-deelnemers te vragen of hun data uit het PCS mag worden hergebruikt voor slimme nieuwe oplossingen. Hierdoor kan maximaal hergebruik worden gemaakt van het bestaande PCS-platform en de al beschikbare data. Niemand hoeft dan apart te investeren in een veilig platform en daarmee nieuwe verbindingen. Bovendien blijft iedereen eigenaar van zijn eigen data en krijgt een aanbieder van data via Platform Solutions ook rechtstreeks toegang tot de Portbase-community voor het onder de aandacht brengen van zijn dienstverlening. Het uiteindelijke doel is dat iedereen slimmer, efficiënter, veiliger, duurzamer en goedkoper kan werken in de Nederlandse havens.
Brexit-impact geminimaliseerd
Met de Brexit behoort het Verenigd Koninkrijk sinds 1 januari 2021 niet meer tot de Europese Unie, met douaneformaliteiten tot gevolg. Om transporten van en naar het Verenigd Koninkrijk toch soepel te laten verlopen, werkte Portbase tweeënhalf jaar aan de voorbereidingen op de nieuwe logistieke transportketen. Het deed dit samen met de havenbedrijven van Rotterdam en Amsterdam, Rijkswaterstaat, de Douane, ferrymaatschappijen, shortsea terminals en branche- en belangenorganisaties, onder de noemer ‘Get ready for Brexit’. Het betrof een gezamenlijke ketenbrede oplossing en campagne met als doel de impact van de Brexit voor de havenlogistiek en het grensproces van en naar het Verenigd Koninkrijk te minimaliseren. De gezamenlijke aanpak, de intensieve voorbereidingen en de oplossingen van Portbase hebben uiteindelijk in belangrijke mate bijgedragen aan een relatief soepele overgang. Meer dan 1.000 nieuwe bedrijven maken hierdoor gebruik van het Port Community System en dragen bij aan ketensamenwerking door middel van het delen van data.
Klanten tevreden over Portbase
Elke 2 jaar verricht Portbase een strategisch klanttevredenheidsonderzoek (KTO) onder haar klanten en andere stakeholders. De onderzoeksvragen gaan dan onder meer over de rol van Portbase in de Nederlandse havens en de tevredenheid over de dienstverlening. Met de onderzoeksresultaten in de hand is Portbase beter in staat om in te spelen op de wensen uit de markt. Het helpt ook om de juiste prioriteiten te stellen. Wat blijkt uit de KTO die in 2021 is gehouden, is dat de NPS van Portbase is gestegen van 14 procent in 2019 naar 20 procent in 2021. De NPS toont de loyaliteit van de gemiddelde klant en overige stakeholders. Een positieve trend komt ook naar voren in relatie tot de dienstverlening van Portbase; de tevredenheid hierover is overall gestegen van een 7,6 in 2019 naar een 7,8 in 2021. Dit komt mede doordat Portbase sterk scoort op de omgang met data, het contact met de klant en deskundigheid. Ruimte voor verbetering is er ook, bijvoorbeeld als het gaat om de informatievoorziening/ hulp bij storingen en de gebruiksvriendelijkheid van de services. Daarnaast wordt de behoefte gezien vanuit de havencommunity om meer meegenomen te worden in de plannen die Portbase maakt en de manier waarop Portbase input vanuit de havencommunity verwerkt in haar roadmaps.
Veilig op het PCS met IAMconnected
Met IAMconnected is het inloggen op het Port Community System (PCS) veranderd. Deze nieuwe Portbase-dienstverlening combineert gebruiksgemak met een hogere digitale veiligheid. Dit is nodig om de digitale ontwikkeling van de Nederlandse havens en haar logistieke keten te bestendigen richting de toekomst. Want een toekomstbestendige haven vraagt meer dan alleen fysieke veiligheid. Met IAMconnected hebben de gebruikers van Portbase-services makkelijker en laagdrempeliger toegang tot het PCS. Zij kunnen eenvoudiger hun eigen medewerkers toegang verschaffen, maar die ook weer snel intrekken. Serviceproviders kunnen makkelijker de betrouwbaarheid van identiteiten vaststellen, zonder zelf een proces in te hoeven richten om klantgebruikers aan te maken/te ondersteunen. Alle accounts zijn persoonsgebonden en zijn in combinatie met multi-factor authenticatie (MFA) voorzien van een extra security laag. Zo wordt het nog moeilijker voor ongeautoriseerde partijen en personen om data te krijgen of meldingen te doen. En dat is goed voor alle betrokkenen in de (haven)logistieke keten. De invoering van IAMconnected heeft er mede toe geleid dat afscheid is genomen van bedrijven die geruime tijd inactief zijn geweest.
Datalevering aan CBS
Portbase heeft een belangrijke stap gezet op weg naar het beschikbaar stellen van een database met containergoederenvervoerdata aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Deze datalevering, via het PCS van Portbase, is inmiddels operationeel, mede dankzij de medewerking van diverse containerterminals in de Rotterdamse haven en de steun van de Vereniging van Rotterdamse Terminal Operators (VRC). ECT heeft in een pilot als eerste containerterminal in Rotterdam zijn data beschikbaar gesteld via een rechtstreekse koppeling en vervulde daarmee een belangrijke voortrekkersrol. Inmiddels komt de datastroom vanuit meerdere terminals tot stand. Het CBS beschikt daarmee over meerdere mogelijkheden om logistieke stakeholders in staat te stellen hun data aan het CBS te leveren. Het geautomatiseerd uploaden van databestanden naar het CBS zorgt voor een veilige en efficiënte data-inwinning en vervangt het gebruik van enquêtes. De bedrijven ervaren daardoor minder rompslomp. Met de data kunnen de ontwikkelingen in de logistiek beter worden gemonitord, wat mede van belang is om beleidsbeslissingen over aanleg en gebruik van de multimodale infrastructuur, waaronder ook de infrastructuur van de zeehavens, te kunnen onderbouwen.
Samen veilig data delen
Toenemende (cyber)criminaliteit en het belang van het beschermen van mensen en lading maken dat de veiligheid in de Nederlandse havens hoog op ieders agenda staat. Uiteraard ook, of misschien wel juist, als het gaat om het delen van data. De roep om in de havens veilig te kunnen werken, met betrouwbare partijen en data, vormde voor Portbase de aanleiding om een gericht programma te ontwikkelen: ‘Samen veilig data delen’. Met dit programma draagt Portbase, samen met de havengemeenschap, bij aan de realisatie van een veilige Rotterdamse haven. Portbase zet hierbij in op een ketenbrede aanpak, met concrete oplossingen om de informatie-uitwisseling tussen de verschillende schakels in de logistieke containerketen veiliger te maken. Het programma ‘Samen veilig data delen’ kent drie uitgangspunten: veilige identiteiten, veilige ketens en een veilig platform. Kort gezegd, gaat het dan bijvoorbeeld over de implementatie van multi-factor authenticatie (MFA) voor alle gebruikers van Portbase en het werken met machtigingen in de keten, zodat alleen bekende en betrouwbare partijen een bepaalde handeling in het ketenproces kunnen uitvoeren. Maar het gaat bijvoorbeeld ook over een meer gelaagde beveiliging van het Port Community System.
Samen de koers bepalen
Sinds 2018 hanteert Portbase een nieuwe invulling van haar governance. Om de havengemeenschap nauw te betrekken bij de koers die Portbase vaart, zijn toentertijd klantpanels opgericht. In deze klantpanels zit per doelgroep een afvaardiging van klanten en hun brancheorganisaties. Op basis van de strategische doelstellingen en de vastgestelde selectiecriteria worden vanuit de klantpanels prioriteiten gesteld voor hun specifieke domein. Op basis van deze prioriteiten wordt door Portbase een community roadmap voorgesteld. Daarnaast is er een relatief kleine, slagvaardige Strategische Advies Raad (SAR) opgezet waarin vertegenwoordigers vanuit de klantgroepen kijkt naar de digitale agenda van de havens en adviseert over de strategische portfoliodoelstellingen van Portbase. Tweemaal per jaar komt deze groep bij elkaar om te zorgen voor een geaccepteerde community roadmap, een verbeterde binding met en tussen koepels en het creëren van draagvlak bij de achterban.
“Wij bestaan omdat we vanuit onze community een license-to-operate krijgen. Het vertrouwen dat daarmee gepaard gaat, is voor ons een groot goed. Alleen door met alle belanghebbenden in gesprek te blijven, bepaal je samen de koers en kun je werken aan het slimmer en efficiënter maken van de Nederlandse havens.”
