Ons jaar 2022 in vogelvlucht
“Namens Portbase danken wij de havencommunity voor hun inzet, toewijding en grote betrokkenheid bij Portbase in het afgelopen jaar. Wij hopen ook in 2023 op een succesvolle samenwerking met de havencommunity, om gezamenlijk de slimste havens van de wereld te realiseren waar de logistieke processen naadloos, veilig en duurzaam verlopen.”
Iwan en Peter
Organisatie
Intern telt Portbase 117,2 fte in vaste dienst (was op 31 december 2021 111,4) en 26,8 fte inhuur. De ‘war for talent’ ging in 2022 onverminderd door. Niettemin lukte het Portbase goed om nieuwe medewerkers aan zich te binden (23,6 fte) en te behouden. Portbase heeft parallel hieraan gekozen voor een nieuwe Arbodienst.
117,2
FTE in vaste dienst
26,8
FTE inhuur
23,6
FTE instroom
Community
Portbase is 20 jaar geleden opgericht voor het digitaliseren van de papier- en communicatiestromen die de kernprocessen in de Nederlandse havens ondersteunen. Anno 2022 is Portbase uitgegroeid tot een kritieke asset in de havenlogistiek. De digitalisering van de kernprocessen bereikt een bijna 100 procent dekking en heeft een jaarlijkse toegevoegde waarde van ruim 400 miljoen euro. De omvang van de community die door Portbase wordt bediend, is in 2022 wederom gegroeid. Eind dit jaar stonden er 24.000 individuele gebruikers geregistreerd en waren er 5.100 organisaties aangesloten. Vooral in de doelgroepen expediteurs en achterlandvervoerders zijn veel nieuwe partijen aangesloten.
24.000
gebruikers
5.100
aangesloten organisaties
150.000.000
transacties
Beschikbaarheid
De beschikbaarheid van het Port Community System over 2022 is 99,9 procent. Dit is boven target, waarmee we over een robuust en betrouwbaar platform beschikken dat levert.
Gemeten op basis van de sprintperformance, kent Portbase met 90 procent een hoge voorspel- en leverbetrouwbaarheid. Ook deze indicator is boven target (2022: 86 procent).
Omzet en kosten
De omzet in 2022 bedraagt 22,0 miljoen euro. De stijging (1,6 miljoen euro) ten opzichte van 2021 (20,4 miljoen euro) komt grotendeels voort uit de omzet vanuit ontvangen subsidies (+1,4 miljoen euro).
Het jaar 2022 wordt afgesloten met een resultaat van 153.000 euro voor belastingen (in 2021: 925.000 euro) en een resultaat na belasting van 118.000 euro (in 2021: 734.000 euro). De winst na belasting wordt toegevoegd aan de algemene reserve van Portbase. Deze wordt gebruikt om verder te innoveren en de bestaande diensten door te ontwikkelen. Portbase heeft geen winstoogmerk.
Solvabiliteit en liquiditeit
De solvabiliteitspositie van Portbase is positief. De liquiditeitspositie is voldoende om aan haar verplichtingen te kunnen blijven voldoen.
De primaire financiële instrumenten van Portbase dienen ter financiering van de operationele activiteiten van de organisatie of vloeien direct uit deze activiteiten voort.
Governance
Portbase bestaat omdat zij het vertrouwen en mandaat krijgt van de havencommunity. Samen met die havencommunity bepaalt Portbase haar koers en portfolio. Dit gebeurt op verschillende niveaus en in verschillende samenstellingen. Zo is er, naast de Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA), op kwartaalbasis overleg met de twee aandeelhouders; de havenbedrijven van Amsterdam en Rotterdam. Tussendoor vindt er ook op tactisch-operationeel vlak regelmatig afstemming plaats met beide organisaties. Verder komen de Strategische Adviesraad (SAR), RvC en klantpanels met een regelmaat bij elkaar.
Strategische Advies Raad (SAR)
De SAR kijkt vooral naar de buitenwereld, door onder meer zorg te dragen voor een geaccepteerde community roadmap, een verbeterde binding met en tussen koepels en het creëren van draagvlak bij de achterban. De SAR adviseert over de strategische doelstellingen van Portbase en stelt criteria vast voor selectie en prioritering.
De SAR is in 2022 drie keer bijeengekomen. De belangrijkste onderwerpen waren: een herijking van de kernprocessen en de berekening van de toegevoegde waarde van Portbase, de vaststelling van de datadeelstrategie en de visie/strategie op zowel security als duurzaamheid.
Raad van Commissarissen (RvC)
De RvC is meer intern gericht, door onder meer toezicht te houden op de directie en de algemene gang van zaken bij Portbase. De RvC is in 2022 vijf keer bij elkaar gekomen. Een van de thema’s die aan bod zijn gekomen, was de vaststelling van de hernieuwde missie en visie van Portbase.
Klantpanels
Verder organiseerde Portbase tweemaal per jaar klantpanels, waar een brede afvaardiging van Portbase-klanten en hun brancheorganisaties per domein de prioriteiten stellen, daarbij rekening houdend met de strategische doelstellingen en beschikbare capaciteit van Portbase.
Softwareleveranciersbijeenkomsten
Voor de (tijdige) adoptie en implementatie van nieuwe oplossingen en diensten zijn softwareleveranciers steeds belangrijker. Mede daarom organiseert Portbase tweemaal per jaar een bijeenkomst speciaal voor deze doelgroep. Tijdens de twee sessies in 2022 kwamen de volgende onderwerpen aan bod: Samen Veilig Data Delen, Data Fuel, Melding Container Achterland, Cargo Controller en Container Vrijgave Bericht.
Korte impressies
Herpositionering Portbase
In 2022 startte Portbase een herpositioneringstraject om ook de komende jaren als duidelijke en herkenbare partner naar de havencommunity en andere belanghebbenden te blijven opereren. Er komt meer focus op ketenbrede oplossingen en integrale dienstverlening en op het gebruik van het Portbase-platform door derden voor (eigen) maatwerkoplossingen. Ook zet Portbase in op het aanbieden van identity & access-oplossingen en is er een strategie ontwikkeld op het thema duurzaamheid. Daarnaast is er steeds meer samenwerking met buitenlandse logistieke partijen, met logistiek activiteiten die lopen via Nederland.
Nieuwe visie, missie en merkbelofte
In het verlengde hiervan, voortbouwend op de geldende opdracht van Portbase, heeft Portbase een nieuwe visie opgesteld waarin wordt beschreven hoe Portbase de toekomstige markt ziet en wat haar positie hierin is: ‘Wij geloven dat de wereld efficiënte, duurzame en veilige handel nodig heeft om te floreren en vooruit te komen. Het delen van meer en betere data in de hele keten is essentieel om aan deze behoefte te voldoen. Samen met onze klanten bouwen we platforms en communities die havens en hun ketens naadloos, duurzaam en veilig maken. Door gebruik te maken van ons platform zijn alle relevante partijen en logistieke ketens verbonden en kunnen ze hun data delen. Dit stelt onze community in staat om meer waarde uit data te halen en oplossingen te vinden voor toekomstige uitdagingen.’ Ook is er een nieuwe missie geformuleerd waarin Portbase beschrijft hoe genoemde positie wordt bereikt: ‘De slimste havencommunities bouwen. Samen vergroten we het potentieel van data voor naadloze, duurzame en veilige goederenstromen.’ Naast deze nieuwe visie en missie is gekozen voor een nieuwe merkbelofte: ‘Keeping things moving’ (zie ook de nieuwe minisite). Bij alles wat Portbase doet, staat het in beweging houden van goederen, data, ketens, personen of bedrijven centraal. Portbase zorgt ervoor dat dit naadloos, veilig en duurzaam gebeurt.
Datatafels
In 2022 organiseerde Portbase vanuit haar centrale rol in de haven meerdere datatafels, met het doel het gesprek tussen de betrokken partijen over de toekomstige datadeelstrategie in de haven te faciliteren. Centrale vraag die hier op tafel ligt, is welke datadeelstrategie áchter de kernprocessen in de haven gewenst is met het oog op de toekomst. Drie toekomstscenario’s zijn hierbij mogelijk: een collectief model met gezamenlijke afspraken, een hybride model met kernprocessen en -data (het huidige model) of een individueel model met eigen afspraken. Inmiddels hebben de eerste twee datatafels plaatsgevonden en wordt er door Portbase hard gewerkt aan een verdieping op dit thema.
Nieuwe en vernieuwde diensten
In 2022 heeft Portbase ook verbeteringen en vernieuwingen in haar portfolio doorgevoerd. Zo is de service Transitaangifte doorontwikkeld, met nu onder meer een triggerdatum die het mogelijk maakt om aangiftes op een later moment te verzenden. Ook is er een nieuwe melding met betrekking tot het melden van het afvalontvangstbewijs beschikbaar gekomen. Doordat de havenmanagementsystemen van North Sea Port en Haven Den Helder zijn gekoppeld met het PCS van Portbase is het melden van schepen voor rederijen en cargadoors eenvoudiger en eenduidiger geworden. Verder is de service Cargo Controller Import doorontwikkeld, de service Track en Trace Export vernieuwd en de service Losinformatie voorbereid op de toekomst. Daarnaast is Portbase, samen met de havencommunity, gestart met het verbeteren van de service Veterinair Inspectieproces. Andersom heeft Portbase, na een klantonderzoek en in afstemming met de klantpanels en brancheverenigingen, besloten om eind 2023 te stoppen met Melding Domproc.
Klanttevredenheidsonderzoek
Elk jaar vraagt Portbase haar klanten op grotere schaal naar hun ervaringen met Portbase. Zo identificeert Portbase de thema’s waar (extra) aandacht naartoe moet. Uit het onderzoek van 2022 komt naar voren dat klanten Portbase voor de algehele tevredenheid een 7,7 geven (2021: 7,8). Vooral het gebruiksgemak en de ondersteuning vanuit Customer Service worden in algemene zin positief beoordeeld. Verbetering is ook mogelijk, bijvoorbeeld als het gaat om het aansluitproces en de hulp bij verstoringen in het havenlogistieke proces. Verder ziet Portbase ruimte voor verbeteringen bij specifieke services en klantgroepen. Portbase heeft diverse maatregelen getroffen en activiteiten gestart om deze verbeteringen door te voeren.
Programma’s
Via verschillende, vaak meerjarige programma’s draagt Portbase bij aan verbeterde havenprocessen:
Cargo Tracking System
Terminals en depots gaan op termijn goederen makkelijker en digitaal kunnen overbrengen en volgen – in verschillende douaneregimes van, naar en via de haventerminals. Om dit te realiseren, is Portbase gestart met Cargo Tracking System (CTS). Het eerste project binnen dit programma behelst de ontwikkeling van een centrale Ruimte Tijdelijke Opslag (RTO).
Data Fuel
Binnen het programma Data Fuel werkt Portbase, samen met de havencommunity, aan verbeteringen die moeten bijdragen aan een slimmer en daarmee efficiënter te organiseren achterlandtransport voor weg, binnenvaart en spoor. Dat gaat op termijn onder meer een vernieuwd en vereenvoudigd overzichtsscherm voor de Portbase-service Melding Container Achterland (MCA) Road opleveren. Daarnaast is er een groot aantal nieuwe terminals en depots aangesloten. Voor achterlandpartijen levert dat nog meer uniformiteit op, onder meer in de schermen, maar bijvoorbeeld ook in de meldingen. Ook heeft Portbase Nextlogic ondersteund bij het uitbreiden van hun pilot en is met TLN en Havenbedrijf Rotterdam een samenwerkingsovereenkomst gesloten voor het programma Port Alert om de terminalcapaciteit beter te gaan benutten en de wachttijden voor vervoerders te gaan verkorten. Ook werken railoperators nu via het PCS, met het oog op een naadloze afhandeling van treinbezoeken aan de railterminals van Hutchison Ports ECT (ECT) en Rotterdam World Gateway (RWG).
Samen Veilig Data Delen
Vanuit haar centrale, neutrale rol in de Nederlandse havens wil Portbase proactief bijdragen aan een veilige informatie-uitwisseling tussen alle spelers in de logistieke ketens. Via het programma ‘Samen Veilig Data Delen’ ondersteunt Portbase deze beweging.
Portbase doet dit onder meer via IAMconnected, dat gebruikers in staat stelt om met een betrouwbare identiteit verschillende online (haven)diensten van verschillende aanbieders te gebruiken. Daarnaast loggen alle PCS-gebruikers inmiddels in via multi-factor authenticatie (MFA). Door MFA toe te voegen aan het inlogproces kunnen gebruikers niet alleen veiliger inloggen, ook zijn hun gegevens in het PCS en andere aangesloten diensten beter beschermd tegen verschillende vormen van misbruik zoals phishing of het ‘uitlenen’ van inloggegevens.
Daarnaast introduceert Portbase de vertrouwensketen, waarbij partijen in de logistieke keten uitdrukkelijk de volgende schakel in de logistieke keten identificeren. Zo wordt voorkomen dat malafide partijen met een op illegale wijze verkregen ‘sleutel’ of pincode toegang krijgen tot legitieme logistieke ketens. Medio 2022 heeft Portbase een koppeling aangebracht tussen Cargo Controller Import en MCA. Hierdoor kan de ladingregisseur ervoor zorgen dat uitsluitend een bekende en aangewezen vervoerder een voormelding kan doen bij een terminal. Om de hele keten – van rederij tot uitvoerend vervoerder – onder de vertrouwensketen te brengen, is in oktober een pilot gestart met een aantal rederijen. De eerste ketens zijn inmiddels succesvol doorlopen, waarmee de vertrouwensketen-oplossing vanuit Portbase is getoetst. Portbase zal in de vervolgfase de partijen in de keten ondersteunen in de verdere uitrol van de vertrouwensketen. Afstemming met stakeholders vindt plaats via ketenwerkgroepen, vanuit partijen die onderdeel uitmaken van de vertrouwensketen of hier een belang bij hebben. Onder andere terminals, rederijen, vervoerders, belangenverenigingen en overheidsinstanties zijn hierbij aangesloten. Alle betrokken partijen zijn gecommitteerd in het onboarden op de vertrouwensketen, een belangrijke basis voor adoptie en schaling in de volgende fase.
Nieuwe koppelingen
Samen met de havencommunity heeft Portbase in 2022 een aantal nieuwe koppelingen tot stand gebracht, onder andere:
PortXchange
Afgelopen jaar heeft PortXchange, leverancier van betrouwbare voorspellingen over de aankomst van schepen, haar koppelingen met verschillende databronnen – inclusief de autorisatie voor het gebruik van deze data – ondergebracht bij Portbase.
Remote Check-In
Hutchison Ports ECT Rotterdam heeft haar Remote Check-In via de service Melding Container Achterland Road beschikbaar gesteld voor alle wegvervoerders. Dit maakt het proces aan de gate sneller én veiliger.
Met het oog op de toekomst
In 2022 heeft Portbase meerdere acties ondernomen om zichzelf en de havencommunity voor te bereiden op de toekomst.
Data Infrastructuur Logistiek
Afgelopen jaar heeft Portbase zich succesvol ingeschreven op het overheidsprogramma Data Infrastructuur Logistiek (DIL), als ‘anchor developer maritiem’. Dit houdt in dat Portbase de komende jaren, samen met partners, gaat werken aan het verder digitaliseren van de logistiek. Kernwoorden hierbij zijn federatief datadelen, impact en ‘digital readiness’ van de markt.
Automated Export System
In 2023 wordt het Automated Export System (AES) ingevoerd. Dat brengt wijzigingen in de Douane-regelgeving met zich mee, als het gaat om export vanuit de EU. De belangrijkste wijziging betreft de kennisgeving van wederuitvoer. In 2022 heeft Portbase zich voorbereid op deze wijziging, om deze in 2023 in de planning op te nemen voor verdere uitvoering.
European Maritime Single Window
In 2025 wordt de European Maritime Single Window environment (EMSWe) verordening van kracht. Waar in een aantal andere EU-lidstaten de meldingen over scheepsbezoeken en import- en exportlading aan boord van die schepen nog gefragmenteerd plaatsvinden naar diverse autoriteiten, is dit in Nederland al goed georganiseerd in de samenwerking tussen het PCS en het Nederlandse Single Window voor Maritiem & Lucht. Portbase ziet een belangrijke rol voor het PCS weggelegd in de uitvoering van de verordening in Nederland en heeft daarom in 2022, in samenwerking met diverse Havenmeesters en de vereniging van Europese port community systemen (IPCSA) al diverse voorbereidingen getroffen om haar rol hierin te pakken en de impact op de port community te minimaliseren.
Import Control System 2
In 2024 treedt er nieuwe douanewetgeving in werking, in het proces van binnenbrengen van maritieme stromen. Dit gebeurt onder de naam ICS2 (Import Control System 2) en betekent een majeure wijziging voor het bedrijfsleven (voornamelijk rederijen, terminals, agenten en cargadoors). Ook kan ICS2 een enorme impact hebben op de digitale dienstverlening en naadloze afhandeling via de Nederlandse havens, gefaciliteerd door Portbase en haar PCS. Zo is het bedrijfsleven verplicht vooraf meer gegevens te leveren, direct in het Europese Entry Summary Declaration (ENS) systeem. In 2022 heeft Portbase een impactanalyse gemaakt van de mogelijke consequenties en oplossingsrichtingen. Met het bedrijfsleven en overige stakeholders zal in dit kader in 2023 een gezamenlijke visie, inclusief strategie en plan van aanpak, worden opgesteld.
Duurzaamheid
Samen met de havencommunity, de SAR en de RvC heeft Portbase in 2022 de visie, doelen en strategie vastgesteld ten aanzien van duurzaamheid. In een wereld waarin duurzaamheid een steeds grotere rol speelt, wil Portbase een positieve bijdrage leveren en de havenlogistiek faciliteren in het behalen van de (door hen) gestelde duurzaamheidsdoelen. Vanuit het perspectief van organisatie, portfolio en ecosysteem, gekoppeld aan de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de Verenigde Naties, heeft Portbase strategische lijnen opgesteld en vastgesteld hoe en waar impact gemaakt kan en moet worden. Dit varieert van een vitale en veilige werkomgeving, de eigen ecologische footprint en het verduurzamen van de afhandeling van goederen door de havens tot het vergroten van de impact in de totale logistieke keten.
MyData
In 2022 is Vessel Visit data als API-service beschikbaar gekomen. Rederijen en cargadoors, de eigenaren van deze data, kunnen hiermee via de nieuwe dienstverlening MyData van Portbase eenvoudig toestemming geven voor het delen van hun data met derden, zoals bijvoorbeeld PortXchange. Hiermee zet Portbase de eerste stap in de ontwikkeling van zogenoemde ‘platform solutions’ ten behoeve van het veilig en snel data delen. Portbase heeft de ambitie om hier in 2023 verdere stappen in te zetten.
“Ook uit dit jaarbericht blijkt: Portbase doet er alles aan om de uitdagingen in de havenlogistiek het hoofd te bieden. We optimaliseren ons portfolio en zetten partnership programma’s op zoals Data Fuel en Samen Veilig Data Delen. Ook maken we werk van integrale dashboards met alle informatie op één plek. Bovendien bieden we havenpartijen de gelegenheid om boven op ons Port Community System, via ons platform, data her te gebruiken. Op die manier kunnen ze hun logistieke processen optimaliseren. Daarnaast blijft Portbase inzetten op verbinding. Immers, de enige weg naar een toekomstbestendige havenlogistiek is een gezamenlijke weg. We moeten het echt samen doen. Want alleen ga je wellicht sneller, maar samen kom je verder.”
